Para garantir o bom funcionamento de qualquer empresa, é necessário manter constantemente o controle total das contas a pagar e das contas a receber. Essa é tarefa obrigatória para todos os empresários que lidam com lojas de calçados e roupas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Isso porque, são processos responsáveis por acompanhar o dinheiro que entra e o dinheiro que sai do seu negócio. Quando as contas não são gerenciadas cuidadosamente, você coloca seu negócio em risco. Seguindo essa ideia, ter um sistema de gestão especialista no ramo da moda vai garantir a segurança da informação de todos os dados armazenados do contas a pagar e receber da sua loja de forma estratégica e produtiva.
Por isso, neste artigo, iremos falar da importância da gestão financeira e apontar algumas dicas para um bom gerenciamento desse setor. Além disso, falaremos também, como é essencial saber a diferença entre contas a pagar e contas a receber durante o processo.
Contas a receber
Parece óbvio que toda empresa deva saber quais são as diferentes formas de receitas ou quanto vai receber de cada cliente ou parceiro, mas isso nem sempre é verdade. Contas a receber são valores devidos pelos clientes por bens ou serviços adquiridos no crédito. É a prática de obter o pagamento do cliente dentro de um determinado período de tempo. “É por meio das contas a receber que a empresa gera receita. O valor vindo das vendas de produtos e serviços é essencial para que o negócio possa compensar os valores que deve — as contas a pagar— entre os quais estão a compra de produtos e o pagamento de colaboradores.”
À vista disso, as lojas de calçados e roupas usam o contas a receber para estender as condições de pagamento aos seus consumidores. É uma forma de fortalecer uma relação de facilidade transacional. Dessa forma, permite que estes façam compras a base do crédito em vez de pagamento antecipado. É uma das ferramentas de que as empresas dispõem para conservar os clientes atuais (já existentes) e captar novos. “Esses créditos aparecem nas contas a cobrar, mesmo que essas condições apresentem diferentes condições e formas de pagamento.”
O prazo pode variar de 30, 60, 90 ou mais, de acordo com a política da loja. Vale observar, que um processo de gestão bem-sucedida de contas a receber também ajuda as empresas a manter um fluxo de caixa saudável, essencial para evitar a escassez ou, em alguns casos, a falência. Caso contrário, os problemas de fluxo de caixa podem se tornar mais difíceis de detectar. Isso porque é através do registo de todas as movimentações (entrada e saída de dinheiro) que o gestor poderá:
1. Saber com antecedência quanto a empresa tem em caixa, para prever problemas antes mesmo deles acontecerem.
2. Negociar melhores condições com fornecedores, quando necessário.
3. Planejar compromissos financeiros futuros.
4. Obter crédito com antecedência.
5. Identificar pontos de alta e de baixa lucratividade dentro da empresa.
6. Descobrir quais são os seus principais gastos, dentre outros.
Contas a pagar
As contas a pagar fazem parte da rotina de qualquer empresa. Afinal, para realizar transações, contratar serviços e fazer compras é preciso pagar por isso. É uma tarefa rotineira e burocrática, mas essencial à saúde financeira de todo negócio. Para quem tem Lojas de calçados e roupas e quer manter seu negócio sempre estável financeiramente, é preciso que todos os processos de contas a pagar recebam atenção redobrada. Isso porque, quando uma instituição mantém suas contas a pagar em dia e não atrasa prazos de vencimento, multas ou juros passam a não existir. É válido ressaltar que o setor de contas a pagar lida com todas as obrigações financeiras assumidas pela empresa e que são necessárias para se manter em funcionamento.
Exemplos disso são:
• Contas de água e luz;
• Salários dos funcionários e compras realizadas com fornecedores;
• Pró-labore dos sócios;
• Encargos sociais;
• Impostos;
• Compra de equipamentos, dentre outros.
Por que é tão importante ter um bom controle das contas a pagar e receber?
Gerenciar contas a pagar e receber é fundamental para todas as empresas. São 2 grandes pilares do fluxo financeiro. Isso porque, para manter seu estado de funcionamento de um lado, temos as obrigações com as quais devemos honrar, que são as contas a pagar. Podemos incluir as contas de consumo, como água, luz e internet, parcela do aluguel da(s) Loja (s), dentre outros.
Na outra mão, existem os pagamentos a receber. Obviamente, eles se tratam de compromissos firmados entre os clientes e são retratados pelas contas a prazo. Essa é uma forma de vender e aumentar o relacionamento com os clientes, mas é necessário mão de ferro para conduzir essa faceta da empresa.
O controle desses dois grupos de contas é importantíssimo para a saúde financeira da empresa. Um descompasso nos recebimentos que estão por vir pode causar forte impacto no caixa da empresa e, dessa forma, os compromissos que ela tem podem não ser honradas.
Cuidado com a falta de organização nesses setores
A desorganização em relação ao controle das contas e a falta de planejamento nesses setores podem ameaçar o crescimento e até a sobrevivência do estabelecimento. O controle possibilita uma visão geral da situação da sua empresa e permite a compreensão sobre os ciclos de pagamentos e recebimentos. Por isso, abrace a tecnologia e usufrua de um sistema de gestão que seja capaz de integrar todas as informações de todos os setores e, assim, não deixar nenhum dado escapar de seu fluxo de caixa. Dessa forma, fica muito mais simples identificar possíveis falhas na gestão financeira.
Abaixo listamos 5 dicas para controlar as contas da empresa de uma maneira ainda mais eficiente.
1–Registre todas as movimentações da empresa
O primeiro ponto a ser destacado é: todas as transações devem ser registradas. Das mais baixas até as mais altas. Sendo assim, um controle eficaz de contas a pagar e receber se inicia com o registro do que entra e do que sai do caixa. Há uma série de razões pelas quais deve-se lançar todas as movimentações da sua loja de calçados e roupas. A primeira é que quando você acompanha de perto todas as suas transações, você fica sabendo de onde seu dinheiro está vindo e para onde está saindo. “Por meio do registro é que o varejista consegue mensurar as vendas da empresa e conseguir análises corretas sobre o andamento da operação.”
Esse controle é responsável por servir como base para outras informações, como por exemplo:
• D.R.E (Apuração do Resultado da Loja por mês);
• Fluxo de caixa;
• Ciclo operacional e financeiro;
• Controle de estoque;
• Produtos mais vendidos na Loja.
Em função disso, manter seus registros financeiros seguros e organizados é crucial para administrar sua loja de calçados e roupas de modo eficiente e segura.
2- Rastreie os registos financeiros mensalmente
Crie uma análise dos processos financeiros e compile os resultados mês a mês. Ao observar essas informações, você saberá se o número de contas está diminuindo ou aumentando e quanto de receita foi gasto pela empresa. Afinal, sem uma real noção sobre a situação do estabelecimento, é praticamente impossível tomar decisões assertivas. Essas informações são facilmente encontradas nos Relatórios do sistema SGA. Eles foram criados para fornecer uma visão geral das receitas e despesas do valor que a empresa possui.
3. Monitore o fluxo de caixa
Uma atividade essencial para qualquer tipo de negócio é monitorar o fluxo de caixa. Isso porque ele é um dispositivo contábil que centraliza essas movimentações. Mas, para que isso seja possível, é fundamental organizar e padronizar os setores de contas a pagar e a receber.
“A Demonstração do Fluxo de caixa, vai mostrar os recebimentos e pagamentos efetuados por uma determinada empresa. Portanto, ela irá indicar o que ocorreu no período em termos de entrada e saída de dinheiro do caixa, indicando origem e destino dos recursos. Ela diz muito sobre a gestão da empresa.”
O fluxo de caixa pode ser realizado de diversas maneiras, mas todas demandam disciplina e frequência nos lançamentos financeiros.
Por essa razão, é essencial contar com um sistema de gestão especialista no ramo da moda. Assim, terá informações que podem ajudar a conduzir melhor os caminhos da empresa.
4.Tenha centros de custos
Entre as diversas técnicas e ferramentas que devem ser adotadas por sua loja de calçados e roupas, está a implantação de um centro de custo. Essa é uma forma muito eficiente de aprimorar o controle de gastos. “O centro de custo é uma maneira de separar uma empresa em vários setores, cada um deles com uma parcela de responsabilidades operacionais, financeiras e econômicas. Todos os centros de custos juntos representam a empresa inteira, mas cada um possui independência quando comparado com o outro.”
Essa divisão é feita para proporcionar a empresa uma melhor gestão financeira, dando aos administradores uma visão profunda e detalhada de onde estão vindo os maiores gastos, bem como traçar curvas de desempenho de cada centro de custo. Os benefícios da divisão financeira, proporcionada pelos centros de custos, para o seu negócio, são:
• Melhorar o processo produtivo;
• Diminuir despesas;
• Fazer com que a empresa alcance metas.
5. Invista forte em tecnologia
Gerenciar o contas a receber e o contas a pagar, sem medo de perder informações, só é viável com a ajuda da tecnologia. Por isso, os empresários do ramo da moda precisam de uma solução eficaz, que seja capaz de automatizar os processos de todas as contas. Com um software especialista no ramo de calçados e roupas, sua empresa pode fazer a diferença no mercado da moda. Através uma interface segura e a funcionalidade do sistema SGA você terá um fluxo dinâmico de informações e um total controle sobre as contas a pagar e receber de sua loja. Ainda poderá: adicionar recebimentos; definir juros e multas em documentos atrasados; gerar boletos bancários; gerar relatórios e muito mais.
Se você nãotem informações o suficiente desses setores e não quer perder tempo e dinheiro, conheça o Software SGA. Com ele você terá condições de fazer uma administração mais eficaz e melhorar a eficiência da empresa. Além disso, contar com quem possui a expertise no segmento é primordial para qualquer empresário que queira um gerenciamento eficiente e lucrativo.
A SGASoft tem a solução que sua loja de calçados e roupas precisa.
Fale com um de nossos consultores e saiba mais.
Tania
