De fato, a organização do estoque evita perdas e aumenta o lucro da sua loja.
No Brasil, as falhas na gestão de estoque custaram R$ 35 bilhões ao varejo em 2023. Como ilustração, essa quantia representa R$4,4 milhões perdidos a cada hora, não sendo apenas estatística, mas o reflexo de um problema profundo que drena silenciosamente o capital da sua loja. Alem disso, no setor de moda, por exemplo, 1,87% do faturamento evaporou por pura desorganização. Por outro lado, essa situação pode ser revertida com estratégias simples
Imagine essa cena: uma cliente entra, busca aquela peça que viu no Instagram, mas você não a encontra. Consequentemente, a venda se perde e a imagem da marca é prejudicada. Você pode reverter esse cenário. Este guia oferece um plano de ataque com 12 ideias infalíveis para transformar a gestão do estoque da sua loja. Deixe de ter prejuízo com perdas silenciosas e comece a construir uma operação onde cada produto tem seu lugar, a equipe o encontra em segundos e o atendimento é impecável. Este não é um guia genérico, mas um passo a passo sólido e estratégico para levar sua gestão do caos ao controle absoluto.
Fase 1: O Alicerce da Gestão do inventário
Toda grande construção começa com uma base sólida. Sem uma fundação forte, sua operação desmorona. Nesta fase, você irá estruturar o estoque de forma eficiente e duradoura. Prepare-se para transformar a desordem em um sistema que realmente funciona para você.
1. Planeje o Espaço Físico do Estoque para melhorar a organização
“Imagine seu estoque como a cozinha de um chef renomado: tudo no lugar certo para ser acessado em segundos, com um fluxo de trabalho otimizado. De forma complementar, utilize o espaço vertical para aproveitar cada metro quadrado de pé-direito, liberando corredores e otimizando o fluxo de pessoas e mercadorias.
Ainda que a loja seja pequena, iluminação adequada e ambiente limpo reduzem drasticamente erros e acidentes, aumentando a produtividade da equipe. Vale destacar que criar mapas visuais do estoque, destacando setores por categoria ou giro, torna a localização de qualquer item intuitiva, agilizando a operação diária.”
2. Categorize Produtos para facilitar a organização do estoque: uma estratégia, não apenas arrumação
Separar itens por departamento, coleção, estilo e características específicas não é apenas arrumação, mas também estratégia. Sobretudo, essa categorização agiliza a busca por produtos, previne faltas e libera capital que estaria imobilizado por mercadorias de difícil acesso.
Por exemplo, agrupar itens complementares, como sapatos e bolsas, permite criar kits prontos para venda, aumentando o ticket médio sem esforço adiciona
3. Use Etiquetas, Códigos de Barras e Tecnologia para organização de estoque
Para eliminar erros e garantir a precisão de dados, você precisa alinhar o estoque físico com o digital. Desse modo, a combinação de etiquetas e códigos de barras com um sistema de gestão garante conferências periódicas mais rápidas e confiáveis. Como resultado, você recebe alertas sobre produtos em falta ou itens que precisam ser repostos, evitando perda de vendas e mantendo a operação ágil, mesmo em lojas com grande volume de mercadorias
Fase 2: O Fluxo de Mercadoria e a organizaçao de estoque
Com o alicerce em pé, chegou a hora de dar vida à sua gestão. Esta fase se concentra em fazer o capital da sua loja circular de forma eficiente. O objetivo é transformar mercadoria em movimento, gerando mais vendas e menos perdas.
4. Aplique o Método PEPS para organização de estoque eficiente
O princípio é simples: primeiro que entra, primeiro que sai. Portanto, essa metodologia é essencial para proteger seu investimento, especialmente com itens sazonais ou de coleções que se tornam obsoletos rapidamente. Ao aplicar o PEPS, você assegura que os produtos mais antigos sejam vendidos antes da chegada de novos modelos.
Exemplo: calçados de verão que ficam no estoque por várias temporadas perdem valor e espaço. Desse modo, você garante que os produtos mais antigos sejam vendidos antes da chegada de novos modelos.
5. Faça Inventários Periódicos para controlar a organização do estoque
A tecnologia é uma grande aliada, mas ainda assim a conferência manual do estoque continua sendo fundamental. Além disso, realizar inventários regulares é a melhor forma de identificar perdas, produtos danificados ou furtos
Como ilustração, existem dois principais:
- Cíclico: Concentra-se em um grupo específico de itens de alto valor ou grande giro, permitindo um acompanhamento mais frequente.
- Total: Verifica todo o seu estoque de uma vez.
Ainda que seja trabalhoso, este exercício serve como excelente treinamento prático, familiarizando todos com as diferentes categorias de produtos.
Por exemplo, lojas pequenas podem fazer inventário semanal dos produtos mais vendidos, enquanto lojas médias podem adotar uma rotina quinzenal.
6. Defina um Responsável para manter a organização de Estoque: tenha um gerente de operações
Delegar a gestão a um profissional dedicado é fundamental para que os processos sejam seguidos e a organização se mantenha. Desse modo, essa pessoa monitora indicadores-chave de desempenho (KPIs), fornecendo dados essenciais para decisões estratégicas e otimizando cada etapa da operação.
Fase 3: Inteligência e otimização da organização de estoque: do controle à vantagem competitiva
Agora que sua base está sólida e o fluxo de mercadorias está em movimento, é hora de ir além. Nesta fase, sua gestão deixa de ser apenas uma tarefa de controle e se transforma na sua maior vantagem competitiva. Prepare-se para usar dados e tecnologia para tomar decisões mais inteligentes.
7. Diga Adeus às Planilhas e Use Tecnologia para organização de Estoque
Plataformas integradas (ERP, PDV, CRM) automatizam tarefas, como conferência de entrada, fechamento de caixa e análise de vendas. Assim, ao invés de centralizar informações em planilhas, esses sistemas oferecem dados estratégicos em tempo real, permitindo que você tome decisões ágeis e precisas.
Como resultado, a automação permite que o sistema configure alertas de níveis de estoque. Você será notificado quando um produto estiver acabando ou quando houver um excesso de mercadoria, evitando rupturas e otimizando suas próximas compras.
Exemplo: um software pode emitir alertas quando um modelo de sapato está acabando, permitindo reposição antes que ele falte para o cliente.
Na imagem do relatório abaixo, você pode ver informações como a marca, quantidade vendida, curva ABC e outros dados que ajudam a planejar reposições e acompanhar o desempenho dos produtos. ¹ SGASoft.
8. Monitore Produtos Parados e mantenha a organização de estoque
Itens sem giro por mais de 15 dias são dinheiro imobilizado. Logo, monitorar esses produtos de perto ajuda a liberar espaço valioso e evitar compras desnecessárias. Para reverter essa situação, crie estratégias de vendas criativas, como combos com produtos de alto giro ou descontos progressivos, sem comprometer sua margem de lucro.
9. Use Caixas Identificadas para agilizar a organização de estoque
De fato, uma boa organização começa com identificação. Etiquetar caixas com resumo do conteúdo (tipo, coleção, tamanho) otimiza a busca e o atendimento, mesmo para um funcionário recém-contratado. Desse modo, você reduz o tempo de procura e aumenta a eficiência da operação.
10. Separe Produtos por Sazonalidade e Promoções na organização de estoque
Itens de coleções antigas, sazonais ou de promoções precisam de uma área dedicada. Como ilustração, essa segregação facilita a rotatividade, evita confusões e agiliza a logística para vendas especiais, como a Black Friday ou liquidações de fim de estação.
11. Revise o Layout do Estoque para Melhor Organização e Fluxo: um espaço vivo e dinâmico
Ainda que o layout do estoque pareça definitivo, ele deve evoluir para acompanhar mudanças nas vendas, novas tendências e sazonalidade. Portanto, revisões contínuas aumentam o fluxo de trabalho, reduzem erros e mantêm a operação ágil.
12. Analise os Dados para Otimização Contínua da Organização de Estoque
A inteligência do seu estoque reside na capacidade de transformar dados em ações. Além disso, vá além da simples contagem de itens e use as informações do seu sistema de gestão para tomar decisões estratégicas. Monitore a taxa de ruptura para identificar produtos com alta demanda e baixo estoque, a taxa de giro para entender a velocidade das suas vendas e a curva ABC para classificar itens por importância de faturamento.
Essas análises oferecem uma visão clara para otimizar compras, promoções e a própria organização do espaço físico, garantindo que seu estoque esteja sempre alinhado com as necessidades do seu negócio.
Conclusão: Transforme a Organização de Estoque em um Aliado Estratégico
Portanto, organizar o estoque vai além de arrumar prateleiras. De fato, é a chave para eficiência, redução de perdas, potencialização de vendas e elevação da experiência do cliente.
Além disso, investir em controle e processos inteligentes transforma a organização de estoque em um aliado estratégico.
Por fim, cada metro quadrado gera capital e cada atendimento reflete profissionalismo e confiança na sua marca.
Assim, você garante que sua loja esteja pronta para crescer de forma sustentável e organizada.
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